| Требования ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 |
Рукописное ведение документации |
Использование Microsoft Word и Microsoft Excel |
Использование специальных программ (ЛИМС и аналоги) |
| Легкость и простота организации процедуры ведения документации |
- Найдите типографию и закажите печатные журналы для лаборатории;
- Подготовьте рабочие тетради: пронумеруйте страницы, разлинуйте, сшейте;
- Рассчитайте результаты по каждому анализу и запишите в тетрадь/журнал аккуратно и без ошибок.
|
- Выделите отдельный компьютер для хранения электронных документов
- Выстройте иерархию документов
- Обучите сотрудников этой иерархии
- Контролируйте выполнение установленных правил
|
- Приобретите или арендуйте программу.
- Внесите методики в программу один раз.
- Выдайте сотрудникам пароли для входа.
- Все сотрудники могут пользоваться автоматическим механизмом расчета по любой методике.
- Распечатайте журнал результатов анализов.
|
| Уменьшение количества ошибок при ведении документации |
- Регулярно проверяйте рабочие журналы и тетради;
- Следите за тем, чтобы в них не было ошибок (орфографических, каллиграфических и смысловых);
- Следите, чтобы не было ошибок в расчетах.
|
- Настройте защиту от ввода неверных данных (сами или пригласите специалиста).
|
- Пользуйтесь автоматическим механизмом расчетов по любому шаблону, однажды внесенному в программу.
- Компьютер не ошибается в расчетах
|
| Конфиденциальность, защищенность данных |
- Выделите специальное помещение или сейф для хранения архива записей
- Обеспечьте защищенность данных, с которыми ведут работу сотрудники
- Не допускайте посторонних людей к рабочим записям
|
- Защитите файлы от случайного удаления и модификации
- Настройте права доступа к файлам (пригласите специалистов)
- Если данные будут удалены или изменены, как вы поймете, кто и когда это сделал?
|
- Настройте права доступа за несколько минут. Без пароля никто не зайдет в вашу программу
- Сотрудники не могут изменять чужие рабочие записи — только свои
- Не думайте о резервных копиях, если арендуете программу — копирование происходит автоматически
|
| Быстрый поиск и индексирование информации, статистическая обработка данных |
- Пролистайте все журналы вручную для поиска нужной информации (процесс ускорится, если знать дату анализа);
- Если нужна статистика — снова пролистайте все журналы и выпишите нужные сведения.
|
- Воспользуйтесь автоматическим поиском по файлам, если нужно что-то найти;
- Пригласите специалиста для сбора статистических данных и формирования отчетов.
|
- Воспользуйтесь автоматическим поиском, если нужно что-то найти;
- Нажмите несколько кнопок и распечатайте нужный отчет за любой период.
|
| Одновременный доступ к документу для нескольких сотрудников. Разделение прав |
- Обеспечьте совместный и безопасный доступ сотрудников к рабочим записям
- Для «ходовых» методик заведите учтенные копии.
|
- Пригласите специалиста для организации совместного доступа к файлам;
- Посвящайте время решению возникающих проблем при работе таким способом
|
- Число одновременно работающих пользователей не ограничено
- Система разделения прав следит за тем, чтобы сотрудники не влияли на работу друг дуга
|
